Suivi des contrats avec les prestataires

•Description : Gérer la rédaction, la négociation et le suivi des contrats avec les prestataires (traiteurs, loueurs de matériel, techniciens, etc.).

• Exemple : Vérifier les clauses et échéances des contrats pour éviter des litiges ou des retards.

Gestion des budgets événementiels

• Description : Établir, suivre et ajuster le budget global de l’événement pour garantir une utilisation optimale des ressources financières.

• Exemple : Réaliser un tableau de bord financier pour suivre les dépenses en temps réel.

Préparation et envoi de documents administratifs

• Description : Produire tous les documents nécessaires, comme les feuilles de route, les fiches d’inscription ou les attestations de participation.

• Exemple : Créer et envoyer des factures personnalisées aux exposants d’un salon professionnel.

Demandes d’autorisations et permis

• Description : Gérer les démarches administratives pour obtenir les autorisations nécessaires à l’organisation de l’événement (occupation d’un espace public, permis de sonorisation, etc.).

• Exemple : Obtenir une autorisation de la mairie pour organiser une foire en plein air.

Suivi des paiements et relances

• Description : Assurer le suivi des paiements des partenaires, fournisseurs ou participants, avec des relances automatiques en cas de retard.

• Exemple : Vérifier que les fournisseurs ont été payés à temps et relancer les clients ayant des factures impayées.

Coordination des assurances

• Description : Souscrire et gérer les polices d’assurance nécessaires pour l’événement, comme la responsabilité civile ou l’annulation.

• Exemple : S’assurer que l’événement est couvert contre les imprévus climatiques pour un festival en extérieur.

Suivi des délais et tâches administratives

• Description : Élaborer un rétroplanning détaillé des échéances administratives pour éviter les oublis ou retards.

• Exemple : Programmer les dates limites pour le dépôt des demandes de subventions ou l’envoi des contrats.

Gestion des subventions et partenariats

• Description : Préparer les dossiers de demande de subventions, de partenariats ou de financement auprès des organismes publics et privés.

• Exemple : Rédiger une demande de subvention auprès d’une collectivité locale pour financer une conférence.

Archivage des documents post-événement

• Description : Trier, organiser et archiver tous les documents administratifs liés à l’événement pour un suivi et un bilan clair.

• Exemple : Compiler les factures, contrats et rapports dans un dossier numérique partagé pour une consultation ultérieure.

Élaboration d’un guide administratif pour l’événement

• Description : Créer un document regroupant toutes les procédures, contacts clés, obligations légales et consignes administratives liées à l’organisation.

• Exemple : Fournir un guide aux organisateurs détaillant les étapes à suivre pour rester conforme à la réglementation.

Veille réglementaire

• Description : Vérifier les réglementations en vigueur (sécurité, accessibilité, RGPD pour les données des participants) et conseiller sur les démarches nécessaires.

• Exemple : Assurer la conformité RGPD lors de la collecte des données des participants à un congrès.

Préparation des documents pour les intervenants

• Description : Fournir aux intervenants des documents pratiques comme les plannings, fiches d’information, et instructions pour leurs interventions.

• Exemple : Envoyer à chaque conférencier une fiche avec les horaires, la configuration technique et les contacts utiles.

Gestion des questionnaires de satisfaction

• Description : Préparer et diffuser des formulaires pour recueillir les retours administratifs et logistiques des participants ou partenaires.

• Exemple : Analyser les réponses à une enquête post-événement pour ajuster l’organisation des éditions futures.

Traitement des demandes spéciales

• Description : Gérer les demandes spécifiques des participants ou intervenants (certificats, justificatifs, remboursements, etc.).

• Exemple : Émettre un certificat de participation pour des invités ayant besoin d’un justificatif professionnel.